Ferramenta digital oportuniza ao Estado celeridade no gerenciamento de documentos

Na plataforma, é possível controlar e acompanhar o processo de tramitação do documento até o seu destinatário, utilizando o ambiente do usuário, que é semelhante ao de um e-mail.

Pensando na celeridade da administração de documentos no âmbito do Poder Executivo Estadual e na diminuição do uso de papéis e insumos de impressão, o Governo do Amapá inicia a implantação do Sistema de Gestão de Documentos (Prodoc). Estima-se que até o próximo ano todos os órgãos estaduais já estejam utilizando o sistema para tramitação e gestão de seus documentos e processos.

Desenvolvido pelo Centro de Gestão da Tecnologia da Informação (Prodap), o sistema faz parte da estratégia governamental para modernização da gestão pública. O uso da ferramenta digital, além de uma gestão mais eficiente e consciência ambiental, terá impacto positivo ao tesouro estadual, pois a tendência é reduzir quase a zero o uso de papéis e demais materiais de impressão.

Segundo o diretor-presidente do Prodap, Lutiano Silva, “a estimativa é que após a implantação da ferramenta em todos os órgãos do GEA, anualmente sejam economizados cerca de R$ 15 milhões”, destacou.

Fases da implantação

No início do mês de setembro, como encaminhamento de uma reunião conduzida pelo Centro, ficou estabelecido que cada órgão deve traçar um perfil, em forma de organograma, sobre o fluxo de trabalho, suas peculiaridades e necessidades.

Atualmente o Prodap segue capacitando os responsáveis pela administração e configuração dos tipos de documentos e fluxos de cada secretaria.

Na plataforma, é possível controlar e acompanhar o processo de tramitação do documento até o seu destinatário, utilizando o ambiente do usuário, que é semelhante ao de um e-mail. Até dezembro, será a vez dos servidores usuários do sistema, passarem pelo treinamento.

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